Med fokus på dig og din virksomhed watermark with eaktion circles

Cases

Esy gruppen på Danmarks Tekniske Universitet

Beskrivelse

ESY  er en gruppe på ca. 10 forskere, som arbejder på udviklingen af Danmarks nye energimodel. De samarbejder med forskere fra Energistyrelsen og med et privatfirma, som de bruger til at hente specialviden om et modelleringsprogram.

Gruppen havde behov for bedre at kunne styre de enkeltes bidrag og skaffe værktøjer til nemmere at kunne kvalitetssikre deres arbejde.

Løsning

Efter en gennemgang af gruppens arbejdsrutiner og udfordringer, blev der tilrettelagt et workflow skema, som gruppen fremover kunne følge ved anvendelse af et versionsstyringsprogram.

Der blev holdt et formiddagskursus, hvor versionsstyringsprogrammet blev installeret og begreberne præsenteret og indøvede.

I løbet af et efterfølgende eftermiddagskursus blev workflowet testet i praksis og justeret.

E-aktion.com står for løbende vedligeholdelse af gruppens versionsstyringsserver, som i dette tilfælde kører på udstyr stillet til rådighed af DTU, samt for support til gruppens medlemmer.

station-next

Beskrivelse

Kunden udbyder undervisning i filmproduktion. Kurserne er primært rettet mod skolens ældste klasser og deres lærere.

Kurserne afvikles i kundens lokaler og der skal holdes styr på:

  • Planlægning af kurserne
  • Udfærdigelse af kontrakter og fakturering af kunder som booker kurserne
  • Overblik over ledige og bookede kurser

Løsning

En webkalender er blevet koblet til en kundedatabase. Kurserne planlægges afholdt i bestemte lokaler, som bookes i kalenderen. Hvert lokale har sit kalenderview.

Når kunderne bestiller et kursus, tildeles dette ud fra kalenderen. Systemet udskriver samtidig en kontrakt og en faktura til kunden med de relevante aftalespecifikke data.

Både kalender og kundedatabasen/allokeringssystemet er gemt bag et log-ind og kører på en krypteret forbindelse, så systemet sikkerhedsmæssigt fremstår som på et intranet.

Trekroner Idrætsforening

Trekroner Idrætsforening (TIF) havde et eget website, som et af medlemmerne havde lavet på frivillig basis i WordPress.

På et tidspunkt havde den frivillige ikke længere overskud til selv at stå for opdateringen af hjemmesiden, især fordi der nu krævedes en omorganisering af sitet. Klubben var vokset og mængden af informationer som skulle kommunikeres ud til medlemmerne var vokset på mindst samme måde.

TIF henvendte sig til Eaktion.com med deres ønske om at gøre sitet bedre i stand til at formidle kommunkationen til medlemmerne. Sammen blev der lavet en ny struktur på hjemmesiden og lavet en aftale om hvordan opdateringerne skulle håndteres.

Nu bliver TIFs hjemmesiden løbende vedligeholdt af Eaktion.com og kursuslederne kan sende ind deres opdateringer om deres kurser, som bliver lagt ud på hjemmesiden. Arbejdet faktureres som pr. taxameter efter en aftalt minuttakst. Alt arbejdet timelogges.

Derudover stod Eaktion.com for at integrere TIFs hjemmeside med sportsforeningernes eget bogholderi og on-line tilmeldingssystem. Idag tilmelder alle medlemmer sig on-line til TIFs kurser, som modtager betalingerne direkte i deres bogholderiprogram.

SU-Styrelsen/ SPS-Gruppen

I 2005 valgte SU-styrelsen at udlicitere produktionen af specialpædagogisk materiale til elever med forskellige læsevanskeligheder (synshæmmede, ordblinde m.fl.). Indtil da var produktionen varetaget af offentligt ejede institutioner.

SPS-Gruppen er et konsortium bestående af Hovedstadens Ordblindeskole i København, xml-tekst ApS i Roskilde og Audioteket a/s i Odense. Konsortiet søgte ekspertise hos Eaktion.com i forbindelse med de webrelaterede opgaver, der lå i udbuddet. Deres tilbud forudsatte bl.a., at administration og produktion skulle varetages fra 3 forskellige steder i landet.

Konsortiet vandt licitationen, og efter få måneder havde konsortiet overvundet de tekniske vanskeligheder, der var forbundet med at modtage ordrer i København, mens  produktion og levering skete fra Roskilde og Odense. Samtidig havde man fået lagt alle de tilgængelige bøger i et webkatalog, som er søgbart på internettet ,og som udvides i realtid efterhånden som ordrerne bliver ekspederet, hvilket var et væsentligt ønske fra SU-Styrelsen.

I dag, 3 år efter, har samarbejdet mellem SPS-Gruppen og Eaktion.com afstedkommet  flere nytænkende webløsninger:

  1. De studerende, som har en bevilling fra Staten, kan direkte bestille deres bøger via spsgruppens webshop.
  2. Audioteket har udvidet administrationsgrænsefladen med et milestones system, som holder styr på den interne produktionsproces, og som er med til at sikre, at de planlagte produktionstider overholdes.
  3. xml-tekst er nu i gang med at udvikle et eget milestone system. Systemet bygger på den samme engine som Audiotekets, men brugergrænsefladen og features vil være ganske forskellige fra Audiotekets pga. forskellen mellem de to virksomheders produktionsprocesser:

Audiotekets milestonesystem

Produktionen af lydbøger for studerende med særlige læsevanskeligheder er en proces, hvor den offentlige udbyder sætter klare grænser md henblik på overholdelse af leveringstidspunkter til de studerende.

Internt skal produktionen passes ind, i forhold til hvornår der bl.a. er ledige speakers til de bestemte fag- og sprogområder samt lydstudiekapaciteten.

Det er et puslespil, som kræver overblik, hvis alle brikker skal passe sammen. Et overblik som Audioteket har fået vha. et skræddersyet milestonesystem fra Eaktion.

De vigtigste produktionsfaser er blevet kodet ind i systemet som milestones. Efterhånden som ordrene tilføjes i systemet, enten af de studerende via webshop eller manuelt af en medarbejdere, udarbejder systemet en plan for, hvornår de forskellige milestones hver især skal være afsluttet for den pågældende ordre.

Systemet sørger selvf. selv for at beregne tiden, også i forhold til weekender og helligdage. En koordineringsmedarbejder kan manuelt redigere disse planer i tilfælde af, at der foreligger særlige aftaler med slutbrugerne.

De medarbejdere, der er ansvarlige for de enkelte dele af produktionen, kan nøjes med at taste ind i systemet, hvornår deres del af produktionen er færdig. Således kan koordinatoren se, om produktionen forløber planmæssigt, eller om særlige aftaler skal træffes for at kunne overholde de aftaler, der foreligger i forhold til den enkelte ordre.

En ordre kan f.eks. leveres i to omgange, hvorved systemet vil holde styr på alle de forskellige dele af leveringen.
 

 

Vi følger dig

Eaktion ApS har specialiseret sig i værktøjer og services for foreninger og arbejdsgrupper.

WEB

Vi er sikre på, at vi kan guide dig i at vælge de rigtige værktøjer, som giver mest valuta for pengene. Vi kan fx vælge den rigtige platform for dig, alt efter om du selv vi stå for at redigere siderne og hvor meget hjælp du behøver til det, eller om du vil overlade det til os. Læs om website for foreninger her.

Versionsstyring

Hvis du er i en arbejdsgruppe, kan vi hjælpe dig med at implementere et versions-styringsystem, som din gruppe kan bruge til at registrere historik, koordinere flere samtidige bidrag og lave sammenligninger mellem bl.a. Word og Excel filer. I vil opdage en helt ny dimension af produktivitet og arbejdsglæde! Læs om versions-styring for ikke programmører her.

fading yellow